第一章 總則

第一條為了使我校行政公文處理工作規(guī)范化,、制度化和科學化，制定本實施細則,。

第二條公文是管理過程中所形成的具有規(guī)范體式的文書,，是規(guī)范公務活動及管理工作的重要工具。

第三條公文處理是指公文的辦理,、管理,、整理（立卷）、歸檔等相互關聯(lián)和銜接的一系列工作,。

第四條公文處理應當堅持實事求是,、精簡、高效的原則,，做到及時,、準確、安全,。

第五條公文處理必須嚴格執(zhí)行國家保密法律,、法規(guī)和其他有關規(guī)定，確保國家秘密及涉密公文的安全,。

第六條各單位負責人應當高度重視公文的處理工作,，加強對本單位公文處理工作的領導、監(jiān)督,、檢查,、辦理、審批,、報送,。

第七條各單位的辦公室是公文處理的主要管理機構,，主管本單位的公文處理工作并指導下級單位的公文處理工作。

第八條各單位應當配備專職或特定的人員負責公文處理工作,，適時對專職或特定的公文處理人員進行必要的培訓,。

第二章 公文種類

第九條公文種類主要有：

(一)命令（令）

適用于依照有關法律公布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布施行重大強制性行政措施,；嘉獎有關單位及人員,。

（二）決定

適用于對重要事項或重大行動做出安排，獎懲有關單位及人員,，變更或者撤銷下級機關不適當?shù)臎Q定事項。

（三）公告

適用于對內或對外宣布重要事項或者特定事項,。

（四）通告

適用于公布各有關方面應當遵守或者周知的事項,。

（五）通知

適用于批轉下級單位的公文，轉發(fā)上級單位和不相隸屬單位的公文,，傳達要求下級單位辦理和需要有關單位周知或者執(zhí)行的事項,，任免人員。

（六）通報

適用于表彰先進,，批評錯誤,，傳達重要精神或者情況。

（七）報告

適用于向上級單位匯報工作,，反映情況,，答復上級機關的詢問。

（八）請示

適用于向上級單位請求指示,、批準,。

（九）批復

適用于答復下級單位請示事項。

（十）意見

適用于對重要問題提出見解和處理辦法,。

（十一）函

適用于不相隸屬單位之間相互商洽工作,、詢問和答復問題,請求批準和答復審批事項。

（十二）會議紀要

適用于記載,、傳達會議情況和議定事項,。

第三章 公文格式

第十條公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度,、發(fā)文單位標識,、發(fā)文字號、簽發(fā)人,、標題,、主送機關、正文,、附件說明,、成文日期,、印章、附注,、附件,、主題詞、抄送機關,、印發(fā)機關和印發(fā)日期等部分組成,。

（一）涉及國家秘密的公文應當標明密級和保密期限，其中,，“絕密”,、“機密”級公文還應當標明份數(shù)序號。

（二）緊急公文應當根據(jù)緊急程度分別標明“特急”,、“急件”

（三）發(fā)文單位標識應當使用發(fā)文單位全稱或者規(guī)范化簡稱,；聯(lián)合行文，主辦單位排列在前,。

（四）發(fā)文字號應當包括單位代字,、年份、序號,。聯(lián)合行文,，只標明主辦單位發(fā)文字號。

（五）上行文應當注明簽發(fā)人,、會簽人姓名,。其中，“請示”應當在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話,。

（六）公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容并標明公文種類,，一般應當標明發(fā)文單位。公文標題中除法規(guī),、規(guī)章名稱加書名號外,，一般不用標點符號。

（七）主送單位指公文的主要受理機關,，應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱,、統(tǒng)稱。

（八）公文如有附件,，應當注明附件順序和名稱,。

（九）公文除會議紀要形式發(fā)出的以外，應當由單位負責人簽字并加蓋印章,；聯(lián)合上報的公文,，由各聯(lián)合單位負責人簽字并分別加蓋印章。凡是上報公文時，必須附報公文正文的電子文檔,，校長辦公室據(jù)實建立電子檔案,。聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機關都應當加蓋印章,。

（十）成文日期以負責人簽發(fā)的日期為準,，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機關負責人的簽發(fā)日期為準。

（十一）公文如有附注（需要說明的其他事項）,，應當加括號標注,。

（十二）公文應當標注主題詞。

（十三）抄送單位指除主送單位外需要執(zhí)行或知曉公文的其他單位,，應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱,、統(tǒng)稱。

（十四）文字從左至右橫寫,、橫排,。

第十一條公文用紙一般采用國際標準A4型（210mm×297mm），左側裝訂,。張貼的公文用紙大小，根據(jù)實際需要確定,。

第四章 行文規(guī)則

第十二條  行文應當確有必要,，對可行可不行的公文，注重效用,，堅決不行,。

第十三條行文關系根據(jù)隸屬關系和職權范圍確定，一般不得越級請示和報告,。各科級單位原則上不直接向學校請示和報告工作,。各科級單位在工作中有需要向學校請示或報告的事項，應由其上屬主管處級單位向學校報文,；遇有緊急情況,，各科級單位需直接向學校請示或報告工作時，應同時報送其上屬主管處級單位,。

第十四條各單位不得對外正式行文,；對應的業(yè)務處室需要通過學校向上級業(yè)務主管單位對外正式行文時，業(yè)務處室需要向校長辦公室提出對外行文申請,，同時向校長辦公室提供相關數(shù)據(jù),、資料、基礎文稿等（附電子文檔）,，申請單位負責人需對所報材料簽字確認并蓋章,，業(yè)務處室需對所提供的材料真實性和準確性負責。

第十五條屬于部門職限范圍內的事務性工作安排,，部門自主行文,，部門之間需要聯(lián)合行文的應當明確主辦部門,。須經學校審批的事項，經學校同意或者授權也可以由部門在職權范圍內安排常規(guī)性工作或指導性工作的行文,，文中應當注明經學校同意,。

第十六條各單位屬于業(yè)務職能部門職權范圍內的具體問題，應當直接報送業(yè)務職能部門處理,，業(yè)務主管部門不能處理或者需要請示學校的,，由業(yè)務職能部門向學校行文請示。

第十七條各單位報送學校的任何公文,，必須由主要負責人或主持工作的負責人簽發(fā)或審核,。報送重要事項的公文，必須由主要負責人簽發(fā)用印,，主要負責人外出期間由主持工作的負責人簽發(fā),；一般事項的公文，可由分管負責人簽發(fā),，但必須經主要負責人審核,，并在公文簽發(fā)人處注明“×××同志已閱”。

第十八條有關單位報請學校審批的事項,，凡涉及其他部門職權的,，必須主動與相關部門充分協(xié)商，由主辦部門主要負責人與相關部門負責人會簽或聯(lián)合報學校審批,。部門之間有分歧的,，主辦部門主要負責人要親自協(xié)商，協(xié)商后仍不能取得一致意見的,，主辦部門應列明各方理據(jù),，提出辦理建議，與相關部門有關負責人會簽后報學校決定,。部門之間對有關問題未經協(xié)商一致,，不得各自向下行文，如擅自行文,，學校將責令糾正或撤銷,，并追究相關負責人責任。

第十九條各單位報請學校審批公文時,，校長辦公室認為有需要其他單位會簽意見的,，報送單位需在公文中補列相關單位會簽意見后報送，校長辦公室登記后根據(jù)校領導的分工分別呈報,，并根據(jù)需要由校領導轉請其他校領導核批,，重大事項報校長辦公會議討論或者黨委會審定。各單位一般不得將應報送校長辦公室的公文直接報送校領導個人，校領導直接交辦的個別事項和確需直接報送審批的特殊事項,、重大突發(fā)事件等除外,；確需向校領導個人報送公文時，一般不得多頭分送,，避免造成校領導交叉批示,；確需分送的，應在首頁注明分送情況,。

第二十條校領導明確要求單位或者部門負責人辦理并報告辦理結果的批示件,，單位或部門負責人應抓緊辦理，及時報告情況,，反饋報告時附校領導批示原件或復印件,。校領導批示多個部門的，主辦和牽頭部門要主動與其他部門溝通,、協(xié)商,，并匯總辦理情況，相關部門要積極配合,。確因特殊原因需要較長時間反饋辦理情況的,，要及時以書面形式向校長辦公室說明，定期報告辦理進展,。

對校領導批請部門或部門負責人“閱”,、“參閱”、“參考”等參閱性文件,，可以不單獨行文回復，重要事項除外,。

第二十一條向業(yè)務主管單位或者直屬單位的重要行文,，應當同時抄送直接上級單位。

第二十二條“報告”不得夾帶請示事項,，對各單位的報告學校一般不予回復,。“請示”應當一文一事,；一般只寫一個主送機關,，如需同時送其他單位的，應當用抄送形式,，但不得抄送其下級單位,。

第二十三條  除上級單位負責人直接交辦的事項外，不得以單位名義向上級單位負責人報送“請示”,、“意見”和“報告”,。

第二十四條  受雙重領導的單位向上級單位行文時，應當寫明主送和抄送。上級單位向受雙重領導的下級單位行文,，必要時應當抄送其另一上級單位,。

第二十五條各單位應嚴格執(zhí)行公文報送有關規(guī)定。對不符合規(guī)定的公文,，校長辦公室不予受理或清退,，由其報送單位按規(guī)范程序重新報送。校長辦公室將定期對各單位報送學校的公文情況進行綜合分析,，并視情予以通報,。

第五章 發(fā)文辦理  

第二十六條發(fā)文辦理指制發(fā)公文的過程，包括草擬,、編排,、審核、復核,、印制,、簽發(fā)、用印,、登記,、分發(fā)等程序。

第二十七條草擬公文應當做到：

（一）符合國家的法律,、法規(guī)及學校的有關規(guī)定,。如提出的工作計劃、安排,、規(guī)定等,，要切實可行并加以說明。

（二）情況確實,，觀點明確,，表述準確，結構嚴謹,，條理清楚,，直述不曲，字詞規(guī)范,，標點正確,，篇幅力求簡短。

（三）公文的文種應當根據(jù)行文目的,、發(fā)文的職權和與主送單位的行文關系確定,。

（四）擬制緊急公文，應當體現(xiàn)緊急的原因,，并根據(jù)實際需要確定緊急程度,。

（五）人名,、地名、數(shù)字,、引文準確,。引用公文應當先引標題，后引發(fā)文字號,。引用外文應當注明中文含義,。日期應當寫明具體的年、月,、日,。

（六）結構層次序數(shù)，第一層為“一,、”,，第二層為“（一）”，第三層為“1,、”第四層為“（1）”,。

（七）應當使用國家法定計量單位和規(guī)范的標識。

（八）文內使用簡稱時,，應當先用全稱并注明規(guī)范化簡稱,。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應當在第一次出現(xiàn)時注明準確的中文譯名,。

（九） 公文中的數(shù)字,，除成文日期、部分結構層次序數(shù)和在詞,、詞組,、慣用語、縮略語,、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外,，應當使用阿拉伯數(shù)碼。

第二十八條公文送負責人簽發(fā)前,，應當審核其是否需要行文，行文方式是否妥當,，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關要求,，公文格式是否標準等。

第二十九條公文正式印制前,，應當進行復核,，重點是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備,，附件材料是否齊全,，格式是否統(tǒng)一,、規(guī)范等。經復核需要對文稿進行實質性修改的,，應按程序復審,。

第六章  收文辦理

第三十條 收文辦理指對收到的公文的辦理過程，包括簽收,、登記,、審核、擬辦,、批辦,、承辦、催辦等程序,。

第三十一條收到下級單位上報需要辦理的公文,，文秘部門應當進行審核。審核的重點是：是否應由本機關辦理,；是否符合行文規(guī)則,；內容是否符合國家法律、法規(guī)及其他有關規(guī)定,；涉及其他部門職權的事項是否已協(xié)商和會簽意見,；文種使用、公文格式是否規(guī)范,。

第三十二條經審核,，對符合本實施細則的公文，文秘部門應當及時辦理,，需要兩個以上部門辦理的應當明確主辦部門,。緊急公文，應當明確辦理時限,。對不符合本實施細則規(guī)定的公文,，經校長辦公室負責人批準后，可以清退報送單位并說明理由,。

第三十三條相關單位收到交辦的公文后應當及時辦理,，不得延誤、推諉,。緊急公文應當按時限要求辦理,，確有困難的，應當及時予以說明,。對不屬于本單位職權范圍或者不宜由本單位辦理的,，應當及時退回交辦的文秘部門并說明理由。

第三十四條  公文辦理過程中遇有涉及其他單位職權的事項,，主辦單位應當主動與有關單位協(xié)商,；如有分歧,，主辦單位主要負責人要出面協(xié)調，如仍不能取得一致,，可以報請上級單位或者校領導協(xié)調或裁定,。

第三十五條審批公文時，對有具體請示事項的,，主批人應當明確簽署意見,、姓名和審批日期，其他審批人圈閱視為同意,；沒有請示事項的,，圈閱表示已閱知。

第三十六條  送負責人批示或者交有關單位辦理的公文,，文秘部門要負責催辦,，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦,，一般公文定期催辦,。

第七章  公文歸檔

第三十七條公文辦完后，應當根據(jù)國家檔案有關管理規(guī)定,，及時整理（立卷）,、歸檔。個人不得保存應當歸檔的公文,。

第三十八條歸檔范圍內的公文,，應當根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值整理（立卷）,，要保證歸檔公文的齊全,、完整，能正確反映學校的主要工作情況,，便于保管和利用,。

第三十九條聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦機關整理（立卷）,、歸檔,，其他單位保存復制件或其他形式的公文副本。

第四十條本單位負責人兼任其他單位職務,，在履行所兼職務職責過程中形成的公文,，由其兼職單位整理（立卷）、歸檔,。

第四十一條歸檔范圍內的公文應當確定保管期限，按照有關規(guī)定定期向學校檔案部門移交,。

第八章 公文管理

第四十二條公文由文秘部門或專職人員統(tǒng)一收發(fā),、審核,、用印、歸檔和銷毀,。

第四十三條  文秘部門應當建立健全本單位公文處理和管理有關制度,。

第四十四條  上級單位的公文，除絕密級和注明不準翻印的以外,，下一級單位經負責人或者辦公室主任批準,，可以翻印。翻印時,，應當注明翻印的單位,、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍,。

第四十五條  經批準公開在校園網辦公系統(tǒng)發(fā)布的電子文檔公文,，同發(fā)文單位正式印發(fā)的紙質公文具有同等指導效力。

第四十六條  公文復印件作為正式公文使用時,，應該加蓋復印單位的證明章,。

第四十七條  公文被撤銷，視作自始不產生效力,；公文被廢止,，視作自廢止之日起不產生效力。

第四十八條  不具備歸檔和存查價值的公文,，經過鑒別并經辦公室負責人批準,，可以銷毀。

第四十九條  銷毀秘密公文應當?shù)街付▓鏊?人以上監(jiān)銷,，保證不丟失,、不漏銷。其中,，銷毀絕密公文應當進行登記,。

第五十條  單位合并時，全部公文應當隨之合并管理,。單位撤銷時,，需要歸檔的公文整理（立卷）后按有關規(guī)定移交學校檔案部門。

工作人員調離工作時,，應當將本人暫存,、借用的公文按照有關規(guī)定移交、清退,。

第九章  附 則

第五十一條  行政法規(guī),、規(guī)章方面的公文，依照有關規(guī)定處理,。外事方面的公文,，按照外事管理部門的有關規(guī)定處理,。

第五十二條  本實施細則由校長辦公室負責解釋。